Protection des données

Avis détaillé
 
Avis relatif à la protection des données à l’attention des locataires du Groupe Akelius concernant le traitement des données à caractère personnel
 
A quoi correspondent les données à caractère personnel ? Les transactions et communications créent des données. Certaines de ces données contiennent des informations. Les données à caractère personnel correspondent à tous les types d’informations qui vous concernent ou qui concernent des membres de votre famille. Le traitement de données à caractère personnel inclut l’ensemble des mesures prises relativement aux données à caractère personnel, telles que leur collecte, enregistrement, conservation, divulgation et compilation.
 
Le présent Avis général relatif à la protection des données (« l’Avis ») a pour objet de vous informer que des entités du Groupe Akelius sont susceptibles de traiter des données à caractère personnel vous concernant, en tant que locataire d’une société du Groupe Akelius.
 
Le présent Avis n’est pas censé se substituer à d’autres avis ou consentements plus détaillés communiqués par certaines entités du Groupe Akelius conformément aux lois et règlements locaux ou aux fins d’un traitement particulier. En cas de contradiction entre des avis ou consentements communiqués en application de la législation locale et le présent Avis, lesdits avis ou consentements prévaudront.
 
Le propriétaire est le responsable du traitement :
 
Le Groupe Akelius, en tant que groupe basé en Europe, accorde une grande importance à la protection des données/de la vie privée. Aux termes des règles fondées sur la législation de l’Union européenne, chaque responsable du traitement (l’entité qui détermine la finalité et les moyens de la collecte, de l’utilisation, etc. des données à caractère personnel) doit fournir à la personne dont les données à caractère personnel sont traitées (vous-même) des informations concernant leur traitement, conformément aux prescriptions détaillées de la législation. En ce qui concerne également les activités intervenant en dehors de l’Europe, le Groupe Akelius se conforme aux lois locales. Par conséquent, le présent document ne prétend pas vous donner des droits supplémentaires mais vise plutôt à vous informer, dans la mesure exigée par la loi, du traitement de vos données à caractère personnel qui peut être effectué du fait de votre qualité de locataire.
 
Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel décrit dans le présent Avis est l’entité avec laquelle vous avez signé un contrat de bail, (ci-après, le « Propriétaire »), sauf indication contraire. C’est le Propriétaire, en tant que responsable du traitement, qui détermine les finalités et moyens du traitement de vos données à caractère personnel.
 
Si vous ne savez pas quelle est la personne morale qui est votre Propriétaire, consultez votre contrat de bail.
 
Sources :
 
Les données à caractère personnel que vous fournissez (ou avez fournies) à votre Propriétaire correspondent aux données à caractère personnel que le présent Avis est censé couvrir et les informations que vous communiquez au Propriétaire peuvent, par conséquent, être traitées de la manière décrite plus en détails dans le présent Avis. Ces informations peuvent inclure le nom, le lieu de naissance, le numéro de sécurité sociale ou autre numéro d’identification national, l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, les informations relatives aux transactions, dont les paiements de loyer, les dépôts de garantie, la méthode de paiement et les montants, les informations des cartes de crédit le cas échéant, les informations relatives à un garant ou fiduciaire le cas échéant, les informations relatives aux autres occupants que le locataire, telles que les noms des membres de la famille/personnes à charge, le cas échéant, la catégorie de logement et autres informations demandées dans un formulaire de demande ou autres documents du Propriétaire.
 
Des données à caractère personnel peuvent également provenir d’autres sources, en sus des données que vous fournissez directement. De telles sources peuvent inclure : (i) d’autres locataires (du fait de leurs communications avec le Propriétaire, par exemple au titre du signalement de troubles ou nuisances causés par un locataire), (ii) des sociétés externes fournissant de services de sécurité au titre d’enquêtes et de signalements relatifs à des troubles, (iii) des données provenant d’équipements de sécurité tels que des dispositifs de vidéosurveillance, et des systèmes de contrôle d’accès, et (iv) des prestataires du Propriétaire.
 
Finalité et fondement juridique du traitement (pourquoi) :
 
Le traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux activités commerciales du Propriétaire, y compris pour vous fournir des services et entretenir les relations entre le Propriétaire et vous-même, en tant que locataire, et peut donc être effectué aux fins et pour les raisons suivantes :

  • pour l’exécution du contrat de bail conclu entre le Propriétaire et vous-même (par ex., les activités de gestion des biens immobiliers, telles que les rénovations, la sécurité, la santé et la sécurité et l’administration courante, le recouvrement des paiements) ;
  • pour se conformer aux obligations légales incombant au Propriétaire (par ex., les communications aux services sociaux ou les obligations relatives à la fourniture d’informations sur les loyers pratiqués) ;
  • en tant que de besoin, pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice, vos données à caractère personnel peuvent également être traitées à ces fins (par ex., pour documenter le signalement de troubles ou nuisances causés par un locataire, afin d’établir des preuves) ; et
  • dans la mesure où cela n’est pas couvert par ce qui précède, le Propriétaire peut traiter vos données à caractère personnel en tant que de besoin aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Propriétaire (ou un tiers), à moins que ne prévalent vos libertés et droits fondamentaux (par ex., les activités de gestion des biens immobiliers, telles que les transactions immobilières, la fourniture d’une garantie au titre du paiement des loyers futurs, la protection, ainsi que la santé et la sécurité du personnel et des prestataires du Groupe Akelius).
Comment les données à caractère personnel peuvent-elles être traitées (comment) :
 
Aux fins et pour les raisons décrites ci-dessus, les données à caractère personnel peuvent être partagées avec d’autres entités du Groupe Akelius dans le but de garantir un traitement efficace, en temps utile et correct des informations dans l’ensemble du Groupe Akelius. Ceci ne concerne que les modalités d’organisation et de gestion du Groupe Akelius.
 
Aux fins et pour les raisons décrites ci-dessus et, en particulier, pour fournir des services économiques, dans le cadre des activités commerciales du Propriétaire, des données à caractère personnel peuvent être partagées avec les catégories de tiers suivantes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’UE (et en dehors du Groupe Akelius également) :
 
  • les autorités locales, pour le traitement d’allocations de logement et pour s’assurer que les dossiers sont tenus à jour de la manière exigée par les lois applicables ;
  • la police et les services répressifs locaux, s’ils demandent des informations ;
  • les sociétés de services collectifs pour s’assurer que les factures sont adressées aux bonnes personnes et couvrent les bonnes dates ;
  • des prestataires fournissant des services de rénovation et des services de gestion d’installations, des services de gestion de biens immobiliers ou des services de TI ; et
  • des sociétés fournissant des services de sécurité ou chargées par le Propriétaire d’enquêter sur des troubles et nuisances signalés par d’autres locataires et de les gérer.

Le partage de données à caractère personnel sera subordonné à l’engagement de respecter les exigences en matière de protection des données et de n’utiliser les données que pour les raisons pour lesquelles elles sont partagées.
 
En outre, des données à caractère personnel peuvent être également partagées avec d’autres entités au sein du Groupe Akelius à l’intérieur ou à l’extérieur de l’UE. Un tel partage de données est régi par des dispositifs internes appropriés garantissant la protection de vos droits en tant que personne concernée. De plus amples informations sont fournies ci-dessous.
 
Compte tenu de l'état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement ainsi que des risques, dont le degré de probabilité et de gravité varie, que présente le traitement pour vous-même et vos droits, des mesures techniques et organisationnelles appropriées visant à garantir un niveau de sécurité adapté au risque seront mises en œuvre avant le traitement de données à caractère personnel par le Propriétaire et par les entités avec lesquelles il partage de telles données.
 
Toute personne agissant sous l’autorité du Propriétaire, qui a accès à vos données à caractère personnel, ne peut traiter ces données que sur les instructions du Propriétaire et conformément auxdites instructions, ou à moins d'y être obligée par la loi. L’accès « en cas de nécessité absolue » constitue la règle principale.
 
Transferts à l’étranger :
 
Vos données à caractère personnel peuvent être transférées à l’étranger, c’est-à-dire en dehors du pays dans lequel le Propriétaire et l’immeuble dans lequel vous êtes locataire se situent, aux catégories de tiers à l’intérieur et à l’extérieur du Groupe Akelius qui sont décrites ci-dessus, aux fins et pour les raisons indiquées ci-dessus. Les pays vers lesquels lesdites données peuvent être transférées sont la Suède, l’Allemagne, le Royaume-Uni, le Danemark, la France, le Canada et les Etats-Unis. Selon une décision de la Commission européenne sur l’adéquation de la protection des données à caractère personnel dans les pays tiers, le Canada possède un niveau de protection adéquat et vos données à caractère personnel peuvent par conséquent être transférées au Canada sans qu’aucune mesure de sauvegarde supplémentaire ne soit nécessaire. En ce qui concerne les Etats-Unis, Akelius a pris des mesures nécessaires au sein de sa structure juridique intra-groupe concernant le traitement des données à caractère personnel, garantissant ainsi un niveau de protection adéquat pour les informations à caractère personnel transférées aux Etats-Unis.
 
Pour combien de temps :
 
Il n’est pas possible d’indiquer d’une manière générale la durée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées. Toutefois, cette durée est déterminée en fonction des critères selon lesquels vos données à caractère personnel ne doivent pas être conservées plus longtemps que ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées. Par conséquent, les données à caractères personnel conservées seront régulièrement examinées. Le Propriétaire peut également conserver des informations concernant le contrat de bail et les documents connexes postérieurement à la résiliation du contrat de bail, par ex. si cela est nécessaire au suivi de toute dette restante liée au bail ou aux finalités pour lesquelles les données à caractère personnel ont été collectées et conservées. Par exemple, si un bail est résilié en raison d’un comportement répréhensible du locataire, le Propriétaire peut conserver des informations telles que le nom, l’objet du bail, la date à laquelle le locataire a quitté les lieux et une brève explication concernant le motif de résiliation du bail, sans inclure d’informations relatives à des activités criminelles.

Droits d’accès :
 
Selon la loi applicable, en tant que personne concernée, vous avez le droit de demander des informations sur la manière dont le Propriétaire traite vos données à caractère personnel. Par conséquent, selon la loi applicable, vous avez le droit de recevoir vos données à caractère personnel afin d’exercer votre droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire le droit de transmettre vos données à caractère personnel à un autre responsable du traitement. De telles demandes doivent être écrites, signées et adressées au Propriétaire (voir les coordonnées ci-dessous).
 
Selon la loi applicable, vous avez le droit de demander la rectification ou l’effacement de vos données à caractère personnel ou la limitation de leur traitement. Vous pouvez également vous opposer à leur traitement et introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, si le traitement de vos données à caractère personnel ou droits à ce titre ne respecte pas les exigences de la loi applicable. Pour de plus amples informations à cet égard, reportez-vous aux « Coordonnées » ci-dessous.
 
Coordonnées :
 
Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel par le Groupe Akelius, par ex. la finalité du traitement de vos données à caractère personnel ou des informations concernant les personnes susceptibles d’avoir accès à vos données, ou pour obtenir des informations concernant vos droits au regard du traitement de vos données à caractère personnel par le Propriétaire en vertu de la loi applicable, vous pouvez contacter Akelius Service Center, montreal@akelius.ca. Par ailleurs, vous pouvez toujours contacter le Akelius Group Privacy Officer.
 
Akelius Group Privacy Officer
 
P.O Box 104, SE-182 12 Danderyd
 
E-mail address: gpo@akelius.com
 
Group Privacy Officer: Demetris Syllouris
VERSION: 1.0/2018-03



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